Logística para expositores de EXPHORE
INDICE
PLANO: EXPOSITORES Y NUMERO DE STAND
PROVEDORES DE SERVICIO PARA EL STAND EN LA FERIA
ENTRADA, INVITACIONES A LA FERIA Y MATERIAL PROMOCIONAL
FORMULARIOS DE SERVICIO
HORARIOS DE MONTAJE, DESMONTAJE Y FERIA
GAFETES
ESTRUCTURA STANDS, MEDIDAS Y PROCEDIMIENTO DE MONTAJE
ELECTRICIDAD
INTERNET
PARQUEO
PREPARACIÓN ALIMENTOS EN LA FERIA
ALMUERZOS STAFF
PRESENTACIÓN DE COORDINACIÓN
CONTACTOS Y MÁS INFORMACIÓN
REGLAMENTO DE MONTAJE
PROVEDORES DE SERVICIO PARA EL STAND EN LA FERIA
Menaje, Estructuras de stand, Impresiones, Sonido, Video, Pantallas, Decoración, etc.
Encontrar la lista aquí https://hubs.ly/Q02BzJjm0
ENTRADA, INVITACIONES, FOTOS, VIDEOS Y MATERIAL PROMOCIONAL
Entradas digitales, posts para redes, videos puede descargarlos en este link:
https://drive.google.com/drive/folders/1NWw4g5UO1LlokPx2GnPml4wSdg5WpWH5
Fotos años anteriores https://www.exphore.com/fotos
FORMULARIOS DE SERVICIO: Solicitud de Servicios
Si usted es expositor de Exphore deberá de llenar estos formularios.
Es obligatorio que cada empresa expositora los complete antes de la fecha indicada, para poder brindarle un mejor servicio en el evento y coordinar con los proveedores previo al evento sus requerimientos.
Si tiene dudas favor comunicarse con silvia@ekaconsultores.com
Formulario a completar:
En caso de no completarlos en la fecha indicada, no nos hacemos responsables de los inconvenientes en el evento.
**Formulario 1: Solicitud de estructura, electricidad y servicios. Para solicitar sus requerimientos de tipo de montaje, rotulación, electricidad,menaje.
Fecha Límite: Viernes 18 de Julio, 2025.
https://forms.gle/pZ87egH2iS6cww5c7
**Formulario 2: Solicitud de Gafetes : Fecha Límite: Lunes 28 de Julio, 2025. Límite: 6 gafetes por stand.
Estas son las identificaciones que deberán portar obligatoriamente las personas que estarán trabajando en el stand durante los 3 días de evento, NO es necesario solicitar gafetes para el personal que trabajará en el montaje y desmontaje.
Los gafetes serán entregados en Santa Ana Town Center el Lunes 18 de Agosto de 9:00 a 1:00 pm, puede enviar un mensajero, en caso de que haya hecho falta algún gafete puede solicitarlo en el mismo link.
Adicionales:
Formulario Directorio: Sólo en caso de que su empresa no aparezca publicada, o si ya esta pero necesita actualizar los datos puede hacerlo en el siguiente enlace:
https://docs.google.com/forms/d/18H84GqtNNWGnBzdnUzxxVNnt8A_nS0V7YRlj1csg1GE/preview
Formulario Demozone: únicamente si desea reservar un espacio en esta área
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeKW97Dk1Rj-bEo3VgdDHJx6neawIR6zHUz0dEkagvH_U8ZRg/viewform
Montaje, Desmontaje y Horario
Montaje
El expositor podrá elegir si desea usar la estructura brindada por la organización o llevar su propia estructura. Se debe indicar el tipo de montaje que desea para su stand en el Formulario 1, para evitar cargos adicionales.
Estructuras propias:
El cliente arma al 100% su stand, se dejará el espacio vacío, sin paredes de ningún tipo.
Domingo 24 de Agosto de 1:00 p.m a 8:00 p.m y Lunes 25 de Agosto de 8:00 a.m a 8:00 p.m.
Estructuras brindadas por la organización:
Son las estructuras que debe montar la organización de Exphore según las especificaciones de los formularios de servicios (1A, 2B, 3C, Mesas), el expositor podrá ingresar a decorar su stand el:
Lunes 25 de Agosto de 8:00 a.m a 8:00 p.m
***Es muy importante tomar en cuenta que la electricidad la tendremos funcionando en un 100% el Lunes a las 4:00 p.m, para que no lleven productos perecederos antes de esta hora.
Apertura de Puertas a Expositores en días de feria:
Martes 26 de Agosto a las 8:00 a.m a 10:30 a.m para terminar de acomodar el stand
Miércoles 27 de Agosto y Jueves 28 de Agosto a partir de las 9:00 a.m (2 horas antes de apertura del evento)
**Agradecemos respetar los horarios indicados, ya que estamos sujetos al reglamento del recinto ferial.
Procedimiento para el montaje (Lunes 25 de Agosto):
Montaje únicamente por andenes (NO se permite ingresar nada por las puertas de vidrio ni de emergencias)
Al llegar al área de andenes el encargado de seguridad le solicitará los siguientes datos al chofer: nombre, empresa, cédula y número de placa, posteriormente debe dirigirse al área de Parqueo 3. (no requieren gafete)
Conforme los camiones van llegando los camiones harán fila para pasar al área de descarga, el encargado de seguridad le dirá cuándo es su turno.
Una vez que realizó la descarga, en caso de requerir parqueo para el camión debe dirigirse al parqueo 4.
Para los expositores ubicados en el área de foyer, habilitaremos el portón lateral para ingreso de producto, igualmente respetando el orden de llegada.
Durante el montaje habrá cobro de parqueo con un 50% de descuento. Únicamente se dirijan a los cajeros o bien utilicen la aplicación de pago(https://parking.costaricacc.com/) para mayor comodidad.
Horario de la feria
Martes 26, Miércoles 27 y Jueves 28 de Agosto de 11:00 a.m a 7:00 p.m
Por respeto a los visitantes del evento y a los demás expositores, no se permite cerrar el stand antes de las horas indicadas.
Parqueo Expositores / Días de evento
Parqueo Limitado, por lo que se recomienda usar Uber o carpool.
Parqueo aledaño en el Real Cariari /C3 para expositores, dando así prioridad de parqueo cercano al visitante.
Se ofrecerá Transporte en buses al Centro de convenciones en un horario de 8:00 a.m a 8:00 pm, los días Martes, Miércoles y Jueves, saliendo cada hora y cada 30 minutos.
Es muy importante tomar en cuenta el tiempo de desplazamiento del Parqueo del Real Cariari al Centro de Convenciones, que en hora pico puede tardar hasta 40 minutos.
La tarifa de parqueo en Real Carirari es de 700 colones la hora, el transporte en bus no tiene ningún costo.
Tarifa Parqueo Centro de Convenciones: 30 minutos-gratis, 1 hora-1000, 2-5 horas-700, +de 5 horas-500 colones.
Desmontaje: Jueves 28 de Agosto 8:00 p.m a Viernes 29 de agosto
Estructuras propias Jueves 8:00 p.m a viernes 10:00 a.m (desmontaje toda la noche)
Estructuras de la organización Jueves 8:00 p.m a Viernes 2:00 a.m
Usar únicamente el andén y portón lateral (elephant door) (Prohibido por las puertas de vidrio y de emergencias).
El ingreso de camiones en el Centro de Convenciones será hasta después de las 8:00 p.m, antes de las 8:00 pm el parqueo se encuentra lleno por visitantes del evento y se puede colapsar la calle principal.
Está prohibido parquear en la Autopista, ya que habrá presencia de Policía de tránsito.
En caso de que por logística de la empresa el camión deba llegar antes de las 8:00 p.m, recomendamos esperar en Cenada y frente al "Residencial Los Arcos" del lado del puente.
Es importante indicar en el Formulario 1, los contactos de los proveedores del stand en caso de que debamos contactarlos, porque dejaron algún material o equipo.
ESTRUCTURA STANDS, MEDIDAS Y PROCEDIMIENTO DE MONTAJE
Stands y Mesas: ¿Qué incluye?
Stands Incluye:
Estructura básica
Rotulación de marquesina con nombre de la empresa
1 Mesa delgada plegable (1.80x45) , dos sillas y mantel blanco.
1 Tomacorriente de 110 para 9 amperios.
Mención en el directorio digital y redes sociales.
Entradas para invitar a sus clientes.
Mesas incluye
1.8m x 75 cm ancho, 75 cm altura (plegable, plástica)
Incluye: Mantel blanco y dos sillas.
No incluye rotulación
Es obligatorio el uso de la mesa, NO se permite el uso de estructuras.
Cambios durante el montaje tienen costo adicional
Para nosotros es muy importante contar con sus requerimientos de montaje, antes del evento, ya que
el tiempo de montaje es muy limitado y los proveedores cuentan con tarifas diferentes si se realizan
cambios en el evento.
Esto nos permite poder ser más eficientes en el montaje y evitar inconvenientes
Se han establecido los siguiente precios por cambios durante el montaje:
Precios de cambios durante el Montaje Exphore
Eliminar
Quitar stand $ 75+iva
Quitar precinta $ 15+iva
Quitar paredes $15+iva
Quitar lámpara fluorescente $15+iva
Instalar
Instalar precinta $ 15+iva
Instalar precinta con impresión $20 +iva (24 horas para entrega)
Instalar pared $ 30+iva
Armar stand completo $225+iva
Estructura y rótulos del Stand
Estructuras brindadas por la organización.
El expositor podrá elegir si desea usar la estructura brindada por la organización o llevar su propia
estructura.
La organización le brindará una estructura en un espacio de 2.95 x2.95 con perfiles de aluminio y paneles,
incluye la rotulación, la cual es estándar con el nombre de la empresa, logo de Exphore y número de
stand, no incluye el logo de la empresa.
El expositor podrá rotular las paredes del stand, es importante considerar la medida interna de cada
panel, para evitar inconvenientes con los perfiles de aluminio, también podrá llevar su propia
rotulación para la precinta
Medidas del stand
División de la feria de acuerdo con proveedores de stands
Puede usar la estructura brindada por la organización o llevar su propia estructura. Se debe indicar el tipo de montaje que desea para su stand en el Formulario 1, para evitar cargos adicionales.
STANDS CELESTES: Tecnología Express. Medidas de Stands
Stand 2.95x2.95, Proveedor Tecnología Express
Azul en el mapa
Fascia/Marquesina: 298 x 30 Centímetros
Cada Panel 97 x 230 cm de altura (área libre interna)
Stand Emprendedor
Stand Emprendedores
2.95 x 1.45, Proveedor Tecnología Express
Stands en Foyer, clasificación Zona Emprendedores. Azul en el mapa
Fascia: 2.98 mts de ancho x 0.30 mts de altura
Panel: 0.98 mts de ancho x 2.32 mts de altura y 0.48 mts de ancho x 2.32 mts de altura
Proveedor TEX / Stand C, 1.9x1.95, Azul en el mapa
Fascia: 1.98 mts de largo x 0.30 mts de altura
Panel 0.98 mts x 2,32 mts de altura (área libre interna)
STANDS ANARANJADOS: EXHIBE. Medidas de Stands
Stand 2.95x2.95, Proveedor Exhibe
Naranja en el mapa
Fascia/Marquesina: 2.97mts de ancho x 0.32 mts alto
Panel 0.97 mts x 2.32 mts de altura (área libre interna)
STANDS ROJOS: Stands Maxatho
Electricidad
Puntos importantes:
En el caso del ingreso de productos que requieren refrigeración recomendamos llevarlos hasta el lunes después de las 3:00 p.m o el día Martes.
Electricidad Básica, incluida en el precio del stand. Estándar: 110 voltios, 9 amperios. (Capacidad para conectar 2 computadoras), un tomacorriente doble por stand. Todo lo demás se considera adicional, cada empresa debe llevar su regleta, en caso de necesitarlo, tomando en cuenta la capacidad eléctrica disponible.
El Centro de convenciones cuenta con cajas en el piso cada 9 metros, estas cajas deberán ser compartidas por diferentes expositores en algunos casos.
El Centro de Convenciones cuenta con electricidad 208V (no 220V).
Se deben dejar las cajas/tapas con acceso libre, NO se pueden tapar con piso u otro elemento.
La organización y los electricistas analizarán su solicitud de electricidad, en caso de no ser posible brindarle lo solicitado en el FORMULARIO 1, le estaremos contactando.
Es muy importante indicar todos los equipos a conectar y el consumo de cada uno, para estimar un balance de las cargas por zona.
La organización estará contactando para una reunión con el proveedor de electricidad en caso de que el consumo del stand sea alto y/o un espacio libre ( sin estructura).
En el caso de no haber solicitado estructura, al dejarse el espacio vacío y no conocer el diseño de los espacio, se debe indicar en el FORMULARIO 1 donde se debe dejar la cola de electricidad, y el expositor será el encargado de hacer la distribución.
Es muy importante recordarle que la instalación de electricidad especial se hará conforme a lo solicitado en los formularios de servicio y tiene un costo adicional del cuál Eka estará a cargo de facturar.
Toda instalación / distribución eléctrica interna del stand tiene un costo adicional.
Electricidad adicional tiene costo adicional
Adicionales:
110 Voltios, más de 9 amperios $ 80 + I.V
110 voltios más de 20 - 36 amperios $ 125 + I.V
208 voltios más de 9 - 25 amperios $ 165 + I.V
208 voltios más de 25 - 36 amperios $ 185 + I.V
208 voltios más de 36 - 48 amperios $ 245 + I.V
208 voltios más de 48 - 72 amperios $ 315 + I.V
Instalación eléctrica interna del stand $150 + I.V. (adicional al consumo)
En caso de tener alguna duda eléctrica puede comunicarse con el proveedor:
Jaiber E. Sánchez Pérez
Cel.: 8718-4761
E-mail: jsanchez@proseltec.com
Internet y Almuerzo de Staff
El Centro de Convenciones será el encargado de brindar los servicios de Internet, Parqueo, Almuerzos, Pantallas y menaje, a continuación compartimos el contacto encargado de atenderle como Expositor en el Centro de Convenciones:
Alejandra Salazar
OAE / Atención al Expositor, Centro de Convenciones de Costa Rica
maria.salazar@costaricacc.com
Tel (+506) 2106 1600 ext 1632 / 7006-3508
Precios de Internet
Alquiler de Pantallas
Almuerzo para STAFF
ALMUERZO ** información pendiente de actualizar
Pueden comprar el almuerzo del Centro de Convenciones con precio de preventa.
Pronto publicaremos el link con los precios y menú.
Reglamento de Montaje
Colocar piso que cubra la alfombra para evitar daños a la alfombra (cualquier accidente que dañe la alfombra queda a responsabilidad del expositor).
Cada persona que prepare y manipule alimentos deberá contar con el carné de manipulación de alimentos y Permiso Sanitario de Funcionamiento, presentarlo previamente a la organización de Exphore, enviándolo al correo paola@ekaconsultores.com antes del 19 de Julio, esto con el fin de tramitar los permisos ante el Ministerio de Salud para el evento.
No se permite Equipos de gas, en caso de su uso, se requiere previa autorización de la organización y coordinación con la Oficina de Atención al expositor, quien estará auditando la instalación.
No se permite cocinar con llama expuesta en el caso de los equipos de gas.
No se permiten cilindros de gas dentro del Centro de Eventos.
Reglamento Centro de Convenciones
https://costaricacc.com/expositores/
***Le solicitamos revisar este documento para evitar malos entendidos.
Puntos importantes a considerar:
Al llegar al espacio Ferial el expositor o sus contratistas encontrarán el piso marcado con los límites de sus respectivos espacios contratados. Habrá personal para orientar a los expositores en este sentido.
NO se permite el ingreso de personal de montaje en PANTALONETA NI SANDALIAS TIPO PLAYA.
El proveedor de diseños especiales debe llevar todo preparado para solamente ensamblar, no se permite, cortar, construir, pintar en el recinto. No se permite trabajar los stands en los pasillos.
Cualquier daño a la alfombra tendrá una multa. Para la colocación de pisos, alfombras u otros, está prohibido el uso de pegamentos, cintas, clavos o tornillos, que dañen el suelo del Centro de Eventos.
La altura máxima no debe exceder los 3 metros. Los stands que solicitaron estructura tienen una altura de 2.40. En caso de que su empresa monte su propia estructura y supere los 2.40 mts, deberá considerar que las paredes que dan a los vecinos cuenten con acabado final para que no se vea mal desde el stand del vecino.
No se permite atornillar en los perfiles de aluminio de la estructura brindada. Las paredes pertenecen al proveedor de estructura, no al expositor y en caso de usar vinyl debe ser REMOVIBLE, de lo contrario se le cobrará una multa por despegarlo.
No se permitirá exhibir publicidad en las paredes laterales exteriores donde colinden con vecinos.
Los materiales a usar deben de ser livianos y no deben poner en riesgo al visitante ni a los stands vecinos.
NO SE PERMITE BLOQUEAR EL ACCESO A LAS CAJAS DE ELECTRICIDAD ya que alimentan varios stands
No se permitirá colgar en los techos ningún objeto llámese rótulo, banner, inflable, etc.
Al solicitar su diseño de stand debe contemplar que no se puede depender de las paredes vecinas, ya que puede que el vecino lleve estructura propia.
Para el montaje/desmontaje el expositor se compromete a informar a sus contratistas acerca del horario y lineamientos cualquier daño ocasionado al inmueble, al sistema modular, etc, por el contratista debe ser asumido por el expositor.
El evento contratará seguridad privada para brindar una seguridad preventiva durante los días del evento y los días de montaje y desmontaje y se reserva el derecho de admisión para evitar la presencia de personas que amenacen la tranquilidad y seguridad del evento. Le recomendamos no dejar objetos de valor desatendidos, la organización no se hará cargo de los objetos perdidos.
Durante las horas de cierre al público las puertas quedarán con llave y la seguridad será perimetral. En este horario ninguna persona podrá ingresar al recinto ferial, tanto expositores, personal de la organización o administrativo del recinto ferial. En caso de requerir ingresar debe coordinarse previamente con la organización.
El expositor deberá realizar la promoción y publicidad de sus productos y/o servicios dentro del área de metros cuadrados del stand contratado, sin interrumpir espacios comunes y de otros
Los sistemas de audio podrán utilizarse en el stand, siempre y cuando no interfieran con los demás expositores y con el desarrollo general de la feria.
El expositor se compromete a finalizar los trabajos de montaje en el horario establecido para no afectar el curso normal de la apertura de la feria.
Los stands deben estar listos para el Martes 26 de Agosto a las 10:00 a.m, una hora antes de la apertura al público.
Contactos
Contacto de logística
Silvia Zúñiga
silvia@ekaconsultores.com
Whatsapp:
(+506) 8328-4854 [Sólo mensajes]
Contacto Ventas
Guillermo Rodríguez
Tel/Whatsapp:+506 8997-1651
guillermo@ekaconsultores.com
www.exphore.com
Oficina atención al expositor Centro de Convenciones
Alejandra Salazar
OAE / Atención al Expositor, Centro de Convenciones de Costa Rica
maria.salazar@costaricacc.com
Tel (+506) 2106 1600 ext 1632 / 7006-3508